Optimisez la gestion de vos documents avec Youdoc, outil de GED
Si vous cherchez à améliorer la gestion de vos documents dans votre entreprise, vousdevriez considérer l’utilisation de Youdoc, une solution de GED (Gestion Électronique de Documents) qui offre une multitude de fonctionnalités innovantes pour simplifier et optimiser vos processus documentaires. Pour en savoir plus sur comment Youdoc peut transformer votre gestion documentaire, vous pouvez consulter cet article détaillé : Simplifiez votre gestion documentaire avec Youdoc.
Qu’est-ce que la GED et pourquoi est-elle importante ?
La GED (Gestion Électronique de Documents) est un ensemble de techniques et de logiciels destinés à collecter, indexer, archiver et gérer les documents électroniques et papier d’une entreprise. Cette solution est cruciale pour plusieurs raisons :
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- Normalisation des processus : La GED permet de dématérialiser les processus internes, ce qui aide à respecter des normes telles que l’ISO 9001. Cela rend les audits plus rapides et plus faciles en ayant toutes les informations structurées et accessibles au même endroit.
- Productivité et sécurité : Les workflows de validation paramétrables et les règles éditées semi-automatisées garantissent que chaque utilisateur a accès aux documents dont il a besoin, tout en limitant les accès non autorisés. La version sauvegardée dans le cloud et hors site assure une reprise d’activité optimale en cas de besoin.
- Accessibilité et collaboration : Les solutions de GED peuvent être déployées sur un réseau local ou dans le cloud en mode SaaS, ce qui les rend accessibles à tous les collaborateurs, même en mobilité. Des dispositifs de partage et de gestion des droits permettent de collaborer avec des acteurs tiers de manière fluide.
Fonctionnalités clés de Youdoc
Youdoc se distingue par plusieurs fonctionnalités avancées qui la rendent idéale pour la gestion documentaire des entreprises.
Analyse de documents avec l’IA
Youdoc utilise l’Intelligence Artificielle (IA) pour analyser et interpréter les données des documents. Cette solution va au-delà de la simple dématérialisation des documents en les lisant automatiquement, en comprenant leur sens, en raisonnant lorsque nécessaire, et en amorçant des processus métiers en fonction des types de documents et des données extraites.
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- Lecture Intelligente : Youdoc combine des technologies comme la Computer Vision, la Lecture sémantique, le Machine Learning, et les études statistiques pour créer des moteurs d’apprentissage qui simulent la formation d’un humain. Cela permet d’obtenir des résultats exacts et pertinents.
- Contrôle et vérification des données : Youdoc mesure l’exactitude de l’information et la fiabilité des valeurs, délivrant des résultats avec un taux de qualité. Cela évite les erreurs liées à la création du document et alerte lorsque la fiabilité de l’information est inférieure à un pourcentage donné.
Automatisation des processus
Youdoc permet d’automatiser de nombreux processus métiers, ce qui soulage les équipes des tâches fastidieuses et répétitives.
- Exemple concret : L’OPAC de Saône-et-Loire a utilisé Youdoc pour automatiser le traitement des attestations d’assurances des locataires. Cela a permis de mutualiser et de centraliser des attestations arrivant par 7 canaux différents, de mobiliser les équipes sur des tâches à valeur ajoutée, et d’optimiser les délais de réponses aux clients. Aujourd’hui, 15 000 attestations d’assurance par an sont automatiquement lues, vérifiées, contrôlées et transmises à l’ERP et au CRM.
Intégration et interopérabilité
Youdoc est conçu pour s’intégrer facilement avec d’autres systèmes et applications métiers.
- Interopérabilité : Youdoc peut se connecter avec des applications comme le CRM, l’ERP, et d’autres systèmes d’information. Cela permet une transversalité et une ouverture sur les applications présentes dans l’écosystème de l’entreprise.
- API et connecteurs : Les moteurs Youdoc Analyse peuvent être intégrés en mode API pour être appelés directement depuis les applications métiers, permettant de concevoir un système sur-mesure adapté aux besoins spécifiques de l’entreprise.
Avantages de l’utilisation de Youdoc
Gain de productivité
- Automatisation des tâches : Youdoc automatise les tâches répétitives, libérant les équipes pour se concentrer sur des activités à valeur ajoutée.
- Accès rapide aux informations : Les documents sont indexés et archivés de manière logique, permettant une restitution des informations en un clic.
Sécurité et conformité
- Gestion des droits d’accès : Youdoc permet de limiter les accès non autorisés et de garantir que chaque utilisateur n’a accès qu’aux documents dont il a besoin.
- Sauvegarde et reprise d’activité : Les versions sauvegardées dans le cloud et hors site assurent une reprise d’activité optimale en cas de besoin.
Flexibilité et accessibilité
- Déploiement flexible : Youdoc peut être déployé sur un réseau local ou dans le cloud en mode SaaS, ce qui le rend accessible à tous les collaborateurs, même en mobilité.
- Intégration avec d’autres systèmes : Youdoc s’intègre facilement avec des applications métiers et des systèmes d’information existants.
Comment déployer Youdoc dans votre entreprise
Étapes de déploiement
- Création de l’équipe projet :
- Il est indispensable de créer une équipe projet intégrant l’ensemble des acteurs impliqués : l’entreprise, l’éditeur de la solution de GED, et les éditeurs des applications métiers connectées.
- Audit et étude des besoins :
- Effectuer un audit et une étude des besoins pour comprendre les problématiques métiers et valider la faisabilité technique du projet.
- Planification et mise en œuvre :
- Définir un planning précis avec les étapes de mise en œuvre du projet et respecter l’ensemble des contraintes de chacune des parties prenantes.
- Formation et support :
- Assurer la formation des utilisateurs et fournir un support continu pour garantir une adoption optimale de la solution.
Exemple de réussite : L’OPAC de Saône-et-Loire
L’OPAC de Saône-et-Loire a choisi Youdoc pour automatiser le traitement des attestations d’assurances des locataires. Voici quelques points clés de leur démarche innovante :
- Mutualisation et centralisation : Les attestations d’assurance arrivant par 7 canaux différents ont été mutualisées et centralisées.
- Mobilisation des équipes : Les équipes ont été mobilisées sur des tâches à valeur ajoutée, s’affranchissant des tâches fastidieuses et répétitives.
- Optimisation des délais : Les délais de réponses aux clients ont été optimisés.
- Interfaçage avec les systèmes existants : Une interconnexion directe avec leur CRM, ERP, et GED a été mise en place pour remonter ou vérifier les informations.
Conseils pratiques pour une mise en œuvre réussie
Impliquez toutes les parties prenantes
- Assurez-vous que toutes les équipes métiers et les acteurs clés soient impliqués dans le processus de déploiement pour garantir que les besoins spécifiques de l’entreprise soient pris en compte.
Formez vos utilisateurs
- Investissez dans la formation des utilisateurs pour qu’ils puissent tirer le maximum des fonctionnalités de la solution.
Planifiez soigneusement
- Définissez un planning précis et respectez les contraintes de chacune des parties prenantes pour éviter les retards et les complications.
Utilisez les fonctionnalités avancées
- Profitez des fonctionnalités avancées comme l’analyse de documents avec l’IA pour automatiser et optimiser vos processus métiers.
Youdoc est une solution de GED complète et innovante qui peut transformer la manière dont votre entreprise gère ses documents. Avec ses fonctionnalités avancées d’analyse de documents avec l’IA, d’automatisation des processus, et d’intégration avec d’autres systèmes, Youdoc est l’outil idéal pour optimiser la productivité, la sécurité, et l’accessibilité de vos documents. En suivant les conseils pratiques et en impliquant toutes les parties prenantes, vous pouvez assurer une mise en œuvre réussie de Youdoc dans votre entreprise.